aktivSYSTEM business
Buchungssystem für Hochschulen
Die Lösung für alle Veranstaltungs-/Kursbuchungen und das Management dahinter.
Speziell entwickelt für die komplexen Szenarien und unterschiedlichen Bedürfnisse der Kurs-/Veranstaltungsorganisation in der Hochschullandschaft.
Das aktivSYSTEM business hilft, den gesamten Prozess der Planung, Organisation und Durchführung von Kursen, Schulungen oder Veranstaltungen zu automatisieren und zu verwalten. Sie ermöglicht Kunden die bequeme Online-Buchung von Kursen via App oder Homepage, die effiziente Verwaltung von Teilnehmerdaten und Ressourcen sowie die nahtlose Abwicklung von Zahlungen. Das aktivSYSTEM business verbessert überdies die Effizienz, spart Zeit und bietet eine bessere Kundenerfahrung.

Welche Vorteile bietet die Nutzung des aktivSYSTEMs zur Buchung und Verwaltung von Kursen und Veranstaltungen?
-
Effizienz
-
Automatisierung
-
Flexibilität
-
Teilnehmerverwaltung
-
Zahlungsabwicklung
-
Berichterstattung
-
Customer jouney

Zeitersparnis durch zentrale Datenpflege
Die Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Kursen und Veranstaltungen. Organisator*innen können Informationen zu Kursen, Terminen, Teilnehmenden und Ressourcen zentral verwalten. Dies erleichtert die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
Reduktion der Fehlerquellen durch Automatismen
Das aktivSYSTEM automatisiert den Buchungsprozess, was Zeit und Aufwand spart. Die Interessent*innen können online auf die verfügbaren Kurse zugreifen, sich anmelden und bezahlen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Bedarfsgrechte Anpassung
Unsere Software bietet Flexibilität bei der Anpassung von Kursen und Veranstaltungen. Organisator*innen können Preise, Termine, Kapazitäten und andere Parameter anpassen, um den Bedürfnissen der Teilnehmenden gerecht zu werden.
Schneller Zugriff auf Teilnehmerdaten
Mit der Software können Organisator*innen Teilnehmerdaten effizient verwalten. Sie können Informationen wie Kontaktdaten, Zahlungsstatus, Teilnahmehistorie usw. speichern und leicht darauf zugreifen.

Unterschiedliche Zahlungsmodelle
Die Software ermöglicht eine einfache Abwicklung von Zahlungen für Kurse und Veranstaltungen. Sie entscheiden ob Gebühren via Lastschrifteinzug oder auf Rechnung entrichtet werden sollen. Interessent*innen können "online" bezahlen, was den Prozess beschleunigt und das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen reduziert.

Zahlen schwarz auf weiß
Die Software bietet oft Berichtsfunktionen, mit denen Sie detaillierte Informationen über Ihre Kurse und Veranstaltungen erhalten können. Sie können Berichte über Teilnehmerzahlen, Einnahmen, Auslastung usw. generieren, um Einblicke in den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu erhalten.
Verbesserung der Kundenerfahrung
Eine gute Buchungs- und Verwaltungssoftware verbessert die Kundenerfahrung. Interessent*innen können bequem online buchen, erhalten automatische Bestätigungen und Erinnerungen und haben Zugriff auf Informationen zu Kursen und Veranstaltungen.
Funktionalitäten im Überblick
ANMELDESTEUERUNG
Unsere Software zur Buchung und Verwaltung von Kursen bietet eine umfassende Anmeldesteuerung, die es ermöglicht, Nutzergruppen und Anmeldezeiträume festzulegen. Darüber hinaus können statusabhängige Kursgebühren definiert werden, um unterschiedliche Preise für verschiedene Teilnehmerkategorien anzubieten.
WARTEPOOL
Die Wartepoolfunktionalität ermöglicht es, Teilnehmer*innen auf einer Warteliste zu erfassen und nachzurücken zu lassen, sofern Plätze frei werden.
KOMMUNIKATION
Mit dem Export von Teilnehmerlisten können Sie einfach und schnell alle relevanten Daten exportieren. Emailvorlagen erleichtern die Kommunikation mit den Teilnehmern durch automatische Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten. Zudem können Serienbriefe erstellt werden, um personalisierte Informationen an die Teilnehmer zu senden.
DIENSTVERTRÄGE
Unsere Software bietet im Bereich des Vertragswesenes eine umfassende Übersicht über alle Dienstverträge, die von einer Person abgeschlossen wurden. Dabei können mehrere Verträge pro Person erfasst werden. Die einzelnen Verträge können im integrierten Dokumentenmanagementsystem hinterlegt werden.
LAUFZEITVERTRÄGE
Für Laufzeitverträge ermöglicht die Software flexible Laufzeiten und optional automatische Verlängerungen, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Zudem besteht die Möglichkeit der Ratenzahlung, um Teilnehmenden eine bequeme Zahlungsoption anzubieten. Das Kündigungsmanagement erleichtert die Verwaltung von Kündigungen und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung.
RUHEZEITENMANAGEMENT
Die Ruhezeitenverwaltung ermöglicht es, Zeiträume festzulegen, in denen keine Verträge abgeschlossen oder verlängert werden können, um bestimmte Regeln oder Vorschriften einzuhalten.

IDENTIFIKATION
Dank der Identifikation via Shibboleth-Schnittstelle können sich Ihre Kunden einfach und sicher in Ihr Buchungssystem einloggen. Dadurch wird die Verwaltung von Benutzerkonten vereinfacht und die Sicherheit erhöht.
ÜBERSICHTEN
Die Vertragsübersicht ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über alle abgeschlossenen Verträge. Sie können wichtige Informationen wie Vertragsdauer, Konditionen und weitere Details einsehen.
Mit der Buchungsübersicht behalten Sie den Überblick über alle aktuellen Buchungen. Sie können Buchungen filtern, sortieren und bearbeiten, um den Prozess optimal zu steuern.
KOMMUNIKATION
Automatische Buchungsbestätigungen werden direkt nach Abschluss einer Buchung an Ihre Kunden versendet. Dadurch erhalten diese sofortige Gewissheit über ihre Reservierung und fühlen sich gut betreut.
Für Stornierungen bieten wir automatisierte Stornobestätigungen an. Sobald eine Stornierung erfolgt ist, erhalten Ihre Kunden eine Bestätigung darüber. Dies spart Zeit und sorgt für Transparenz im Stornierungsprozess.
businessPOINT
Der businessPOINT ist der administrative Zugriff auf das System. Hier werden die Räume, Veranstaltungen, Kurse, Teilnehmer, Verträge, Emailvorlage etc. erfasst und verwaltet.
serverPOINT
Im Rechenzentrum der Universität wird die Datenbank installiert. Somit bleiben alle Daten im administrativen Zugriff der Hochschule. Für den Zugriff der Systemkomponenten verwenden wir hochschulinterne Organisationsstrukturen.
onlinePOINT
Der onlinePOINT beinhaltet gleich zwei Zugriffmöglichkeiten der Teilnehmer. Gebucht wird über eine unispezifische App oder ein Plugin auf der Homepage des jeweiligen Fachbereichs.
staffPOINT
Buchen ist das Eine, Anwesenheit bestätigen/protokollieren das Andere. Über die staffPOINT App kann durch Scannen eines QR Codes schnell und einfach die Anwesenheit kontrolliert/quittiert werden.
Flexibilität durch produktgebundene Nutzungsrechte
Das aktivSYSTEM Business kann gegen die Entrichtung einer jährlichen Nutzungsgebühr verwendet werden.
Diese Höhe der Gebühr ist abhängig von der Art und der Anzahl der genutzten Produkte und Lizenzen, wird einmal im Jahr fällig und deckt verschiedene Aspekte ab, wie z.B. Updates, Upgrades, Kundensupport und Sicherheitsaktualisierungen.
Zu Beginn der Zusammenarbeit bzw. zum Zeitpunkt der Installation entstehen einmalige Kosten für die Installation, Konfiguration und Schulung der Softwarekomponenten.

Ihre Vorteile des Lizenzmodells
Es gibt mehrere Vorteile einer jährlichen Nutzungsgebühr bei Softwareprodukten:
Aktualität
Durch die jährliche Gebühr erhalten Sie regelmäßige Updates und Upgrades der Software. Dadurch bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand und können von den neuesten Funktionen und Verbesserungen profitieren.
Support
Die jährliche Gebühr beinhaltet unseren Kundensupport, der bei Fragen oder Problemen zur Verfügung steht. Sie können Sich von Mo.-Sa. von 9:00 bis 21:00 Uhr an unser Support-Team wenden und Unterstützung erhalten, um Ihre Probleme zu lösen.
Kostenkontrolle
Die jährliche Gebühr ermöglicht es Ihnen Ihre Kosten besser zu kontrollieren. Anstatt eine große Summe für den Kauf der Software auf einmal ausgeben zu müssen, können Sie die Kosten über einen längeren Zeitraum verteilen.
Flexibilität
Eine jährliche Nutzungsgebühr ermöglicht es Ihnen, die Software flexibel zu nutzen. Sie können die Software für einen bestimmten Zeitraum nutzen und dann entscheiden, ob Sie die Nutzung fortsetzen möchten oder nicht.
Zusammensetzung der Komponenten und Preisstruktur
serverPONT
1749 € Jahr
Verpflichtende Systemkomponente
beinhaltet:
-
Datenbank und Systemdienste
-
Updates & Upgrades
-
aktivKONZEPTE Hotline (Mo.-Sa. 09 - 21 Uhr)
businessPONT
109 € Jahr/Liz.
Verpflichtende Systemkomponente
beinhaltet:
-
Arbeitsplatz der administrativ Tätigen
-
Updates & Upgrades
-
aktivKONZEPTE Hotline (Mo.-Sa. 09 - 21 Uhr)
onlinePOINT
704 € Jahr
Optionale Systemkomponente
beinhaltet:
-
Eigene App und Buchungshomepage
-
Updates & Upgrades
-
aktivKONZEPTE Hotline (Mo.-Sa. 09 - 21 Uhr)
staffPONT
890 € Jahr
Optionale Systemkomponente
beinhaltet:
-
App zur Teilnehmerverwaltung
-
Updates & Upgrades
-
aktivKONZEPTE Hotline (Mo.-Sa. 09 - 21 Uhr)
Was unsere Kunden sagen ...
“Das Hochschulsportzentrum der Universität des Saarlandes arbeitet seit fast 2 Jahrzehnten mit der Fa. aktivKONZEPTE AG vertrauensvoll zusammen.
Neben der Software zur Steuerung des Trainings in unserem Fitnessstudio Uni-Fit nutzen wir seit 2012 auch die Software aktivSYSTEM Business zur Abwicklung unserer Verwaltungsvorgänge.
Die Software bildet nahezu alle verwaltungstechnischen Vorgänge im Zusammenhang mit unserem umfangreichen Kurssystem und den diversen Veranstaltungsformaten ab.
Auch die Online-Anmeldung funktioniert verlässlich und datengeschützt per PC und App für die Vielzahl von Buchungsvorgängen, gerade zu Semesterbeginn. Ohne diese umfassende Abbildung all unserer Vorgänge im Hochschulsportzentrum wäre eine reibungslose und zukunftsorientierte Abwicklung unserer Geschäftsvorfälle nicht mehr denkbar. Dies gilt sowohl für die Sportstättenplanung als auch für die Kursverwaltung und deren Abrechnung.
Die Zusammenarbeit mit aktivKONZEPTE gestaltet sich unkompliziert und vertrauensvoll, wobei die (Hochschul-) Sportaffinität zu einem fast schon kollegialen Umgang beiträgt.
Die Erreichbarkeit entspricht den Erwartungen, die man aus unserer Sicht an eine entsprechende Software-Schmiede stellen können muss.
Die langjährigen, positiven Erfahrungen, die schnelle Hilfe bei „Sonderwünschen“, die Stabilität der Software, die genannte vertrauensvolle Zusammenarbeit mit aktivKONZEPTE, auch und gerade mit den weiteren universitären Institutionen, wie dem Datenschutz und dem Hochschul-IT-Zentrum, bestätigen laufend, dass die Entscheidung für diese Software strategisch die richtige war.
Im Zuge unserer aktuell laufenden Neubauplanungen werden wir unser Zutrittssystem mit Hilfe der Software weiter ausbauen und zukunftssicher machen. Wir sehen auch weiteren Anpassungen und Ergänzungen unserer Software erwartungsvoll entgegen.”
